Las desventajas de externalizar funciones de recursos humanos (+ Cómo evitarlas)
Si te sientes abrumado con tareas administrativas de recursos humanos o preocupado por el cumplimiento, es posible que estés considerando externalizar recursos humanos como una forma de aliviar tu carga. Esta puede ser una solución viable para muchas empresas, ofreciendo conocimientos y experiencia específicos para ayudar a reducir riesgos asociados con problemas de relaciones laborales, disputas salariales y cumplimiento regulatorio.
Sin embargo, antes de tomar este camino, es fundamental entender las posibles desventajas de externalizar funciones de recursos humanos. En este artículo, exploraremos estos inconvenientes y ofreceremos consejos prácticos para ayudarte a navegar por ellos de manera efectiva.
Pérdida de Control sobre las Funciones de Recursos Humanos
Cuando externalizas recursos humanos, inevitablemente renuncias a cierto grado de control sobre estas funciones críticas. Tu equipo de recursos humanos es a menudo el corazón y el alma de tu organización, profundamente arraigado en la cultura de la empresa y bien versado en las complejidades de tu fuerza laboral.
Externalizar estas funciones puede crear una desconexión, dejándote sintiendo fuera de sintonía con las necesidades y dinámicas de tu equipo.
Ten en cuenta que la razón principal para externalizar es aprovechar la experiencia de profesionales de recursos humanos que pueden ayudar a optimizar tus procesos y garantizar el cumplimiento. Sin embargo, tú sigues siendo el tomador de decisiones. Aún puedes elegir si seguir o no sus recomendaciones.
Esto significa que necesitas mantenerte activamente involucrado en el proceso de toma de decisiones para mantener una sensación de control sobre los asuntos de recursos humanos.
Impacto en la Cultura Empresarial
Para muchos empleados, la cultura de la empresa es un motivador significativo. Cuando una parte externa maneja las funciones de recursos humanos, puede interrumpir la cultura existente y afectar la moral de los empleados. Los empleados pueden sentirse desconectados de un aspecto crucial de su lugar de trabajo, especialmente si los recursos humanos siempre han sido una función cara a cara.
Según un estudio, alrededor del 70% de las empresas subcontratan al menos una tarea de recursos humanos, con el objetivo de optimizar operaciones y reducir costos (Engagedly, n.d.). Sin embargo, esto puede representar un desafío para mantener una cultura empresarial cohesiva si no se gestiona con cuidado.
Una forma de mitigar esto es seleccionando un proveedor de recursos humanos que respete y entienda tu cultura empresarial. Busca referencias y haz seguimiento con sus clientes para ver si hubo algún impacto cultural cuando externalizaron sus recursos humanos. Además, asegura a tus empleados que el proveedor de recursos humanos está allí para apoyar al equipo de gestión, no para reemplazar el toque personal que valoran.
Costos Más Altos de lo Esperado
Externalizar funciones de recursos humanos puede ser a veces más caro de lo anticipado. Si bien puede parecer rentable inicialmente, varios niveles de servicio y complementos pueden elevar los precios. El salario medio de un Gerente de Recursos Humanos interno puede ser alto, pero la externalización también puede conllevar costos ocultos que se suman.
Un beneficio aquí es que tienes control sobre lo que gastas al elegir los servicios específicos que necesitas. Comienza pequeño y añade servicios a medida que tus necesidades y presupuesto lo permitan. Alternativamente, pregunta si tu proveedor ofrece precios paquetizados si los utilizas para múltiples servicios como nómina y recursos humanos. Este enfoque puede ayudar a mantener los costos manejables.
Riesgo de Problemas de Seguridad de Datos y Privacidad
Una preocupación significativa con la externalización de recursos humanos es el riesgo de violaciones de seguridad de datos y privacidad. Los departamentos de recursos humanos manejan información altamente sensible, y confiar estos datos a una parte externa puede ser abrumador. Las amenazas cibernéticas crecientes hacen de esto una preocupación válida.
“La privacidad y la confidencialidad son primordiales en recursos humanos. Si estás acostumbrado a mantener toda tu información sensible de la empresa o de los empleados interna, puedes preocuparte por poner esa información tan personal en manos de otra empresa”, señala un informe de Engagedly (Engagedly, n.d.). Esto resalta la importancia de examinar detenidamente las medidas de seguridad de tu proveedor de recursos humanos.
Para minimizar estos riesgos, examina a fondo la reputación de tu proveedor de recursos humanos. Pregunta sobre sus medidas de seguridad y cómo previenen violaciones de datos. Asegúrate de que tu contrato detalle protecciones específicas para tu información sensible. Esto te ayudará a sentirte más seguro sobre la seguridad de tus datos.
Problemas de Rotación y Continuidad
Otro posible inconveniente es la tasa de rotación dentro del equipo del proveedor de recursos humanos externalizado. Puedes establecer una relación con un representante que entienda las particularidades de tu empresa, solo para que se vaya y sea reemplazado por alguien nuevo. Esto puede llevar a problemas de continuidad y hacer que se te pasen cosas por alto.
Para evitar esto, evalúa a fondo a los proveedores potenciales. Pide referencias y pregunta sobre la estabilidad de su equipo. Asegúrate de que todos los miembros del equipo del proveedor tengan el mismo nivel de experiencia, para que recibas un servicio consistente independientemente de la rotación.
Cómo Mantener el Control y la Supervisión
Mantener el control y la supervisión es crucial al externalizar funciones de recursos humanos. Una estrategia efectiva es mantener a un empleado de recursos humanos interno en el personal. Esta persona puede actuar como enlace entre tu empresa y el proveedor de recursos humanos, asegurando que las tareas externalizadas se alineen con los valores y la cultura de tu empresa.
Además, pregunta a tu empresa de externalización sobre opciones de personalización. Muchas plataformas de recursos humanos mejor valoradas pueden ser adaptadas para satisfacer tus necesidades específicas, proporcionando un equilibrio entre la eficiencia externalizada y la supervisión interna. Este enfoque te permite mantener un nivel de control mientras te beneficias de la experiencia de profesionales externos.
Manteniendo la Cultura Empresarial y la Moral de los Empleados
Para mantener la cultura empresarial y la moral de los empleados, es esencial comunicarte abiertamente con tus empleados sobre la decisión de externalizar. Asegúrales que el proveedor de recursos humanos está allí para apoyar al equipo de gestión y que no interrumpirá sus interacciones diarias con recursos humanos.
Elige un proveedor de recursos humanos que se alinee con tu cultura empresarial. Pide referencias y haz seguimiento para ver si otros clientes experimentaron algún impacto cultural. Al seleccionar un proveedor que respete tu cultura, podrás minimizar posibles interrupciones y mantener un entorno laboral positivo.
Gestionando Costos de Manera Efectiva
Gestionar costos de manera efectiva requiere una planificación cuidadosa y un monitoreo continuo. Comienza por externalizar solo las funciones de recursos humanos más críticas y gradualmente agrega servicios según sea necesario. Esto te permite controlar los costos y evitar gastos inesperados.
Otra estrategia es buscar opciones de precios paquetizados si utilizas al proveedor de recursos humanos para múltiples servicios. Esto puede ayudar a reducir los costos generales y proporcionar una solución más completa. Revisa regularmente tu acuerdo de externalización para asegurarte de que continúe satisfaciendo tus necesidades y tu presupuesto.
Asegurando la Seguridad de los Datos y la Confidencialidad
Asegurar la seguridad de los datos y la confidencialidad debe ser una prioridad cuando se externalizan funciones de recursos humanos. Examina a fondo a los proveedores potenciales y pregunta sobre sus medidas de seguridad. Asegúrate de que tu contrato incluya protecciones específicas para tu información sensible.
Considera realizar auditorías de seguridad periódicas para verificar que el proveedor está manteniendo los estándares de seguridad acordados. Este enfoque proactivo puede ayudar a prevenir violaciones de datos y proteger la información sensible de tu empresa y empleados.
Enfrentando la Rotación en Proveedores de Recursos Humanos Externalizados
Enfrentar la rotación en proveedores de recursos humanos externalizados requiere un enfoque proactivo. Comienza evaluando a fondo a los proveedores potenciales y pidiendo referencias. Pregunta sobre la estabilidad de su equipo y cómo manejan la rotación.
Asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan el mismo nivel de experiencia para que recibas un servicio consistente, independientemente de quién sea tu contacto principal. Mantén una comunicación abierta con tu proveedor y aborda cualquier preocupación de manera oportuna para garantizar una transición suave en caso de que ocurra una rotación.
Conclusión
Externalizar funciones de recursos humanos puede ofrecer beneficios significativos, pero es esencial ser consciente de las posibles desventajas. Al comprender estos desafíos y implementar estrategias para abordarlos, puedes tomar decisiones informadas que beneficien a tu empresa.
Mantén el control y la supervisión, preserva la cultura empresarial, gestiona los costos de manera efectiva, asegura la seguridad de los datos y enfréntate proactivamente a la rotación para aprovechar al máximo tu asociación con recursos humanos externalizados. Con una planificación cuidadosa y el enfoque adecuado, podrás navegar por las complejidades de la externalización de recursos humanos y posicionar a tu empresa para el crecimiento.
Para más información sobre la gestión de funciones de recursos humanos, puede que te resulte útil nuestro artículo sobre Qué leyes laborales aplican a los trabajadores remotos. Además, comprender Sobrecargar a los empleados: soluciones para empleadores puede ayudarte a evitar trampas comunes en la compensación de empleados. Para aquellos que consideran un enfoque integral para la nómina, nuestros 11 mejores compañías de servicios de nómina externalizados para 2024 podrían proporcionar orientación valiosa. Por último, si buscas contratar talento, nuestra guía sobre Las 16 mejores agencias de reclutamiento remoto para contratar el mejor talento remoto podría ser un excelente recurso.
