Facturas de Depósito Explicadas: Cómo Funcionan + Plantilla Gratis (2025)
Las empresas a menudo piden una factura de depósito al iniciar un proyecto que requiere un pago por anticipado. Esta práctica ayuda a cubrir los gastos iniciales y muestra el compromiso del cliente para avanzar. Según una encuesta de Invoiced de 2022, el 36% de las empresas utilizan facturas de depósito para proyectos o pedidos más grandes. Si eres nuevo en la facturación de depósitos o deseas obtener nuevas ideas, sigue leyendo. Y si te gustaría aprender más sobre la facturación más allá de los depósitos, echa un vistazo a nuestra guía de pagos de facturas.
Por qué las facturas de depósito son importantes en 2025
Las facturas de depósito no son nuevas. Sin embargo, para 2025, los expertos anticipan un crecimiento significativo en los procesos financieros automatizados:
Tendencias de automatización: Solo el 9% de los departamentos de cuentas por pagar (AP) están completamente automatizados hoy en día, pero se espera que ese número aumente, con dos tercios de los profesionales financieros prediciendo una automatización total en los próximos años (Instituto de Operaciones Financieras y Liderazgo).
Pagos digitales globales: Se proyecta que el volumen mundial de transacciones digitales alcance $20.37 billones para 2025, lo que impacta en qué tan rápido y eficientemente las empresas pueden solicitar, recibir y rastrear depósitos.
Estabilidad del flujo de efectivo: Una factura de depósito mejora el flujo de efectivo. Puedes asegurar financiamiento crítico (cubriendo materiales o mano de obra inicial) antes de que comience la mayor parte del proyecto.
En pocas palabras, las facturas de depósito en 2025 son vitales porque se alinean con cambios más amplios hacia pagos digitales y en tiempo real. A medida que más empresas adoptan soluciones automatizadas, presentar a los clientes una factura de depósito organizada se convierte en una práctica estándar—y a menudo esperada—para transacciones profesionales.
¿Qué es una factura de depósito?
Una factura de depósito es un documento que solicita un pago parcial al inicio de un proyecto o antes de que se entreguen los bienes. En lugar de facturar el monto total de una vez, lo divides en dos etapas:
Depósito inicial: Recogido antes de que comience el trabajo.
Factura final: Emitida cuando se completa el servicio o se entrega el producto.
Este enfoque de pago en dos etapas ayuda a reducir el riesgo de impago, cubre los costos por adelantado y aclara las expectativas del proyecto. También promueve una programación de proyectos más fluida porque ambas partes comprenden el compromiso financiero desde el principio.
Elementos clave de una factura de depósito
Redactar correctamente una factura de depósito significa incluir la información adecuada. Cada factura debe tener:
Encabezado de la factura: El nombre de tu empresa, dirección y detalles de contacto.
Información del cliente: Nombre, dirección y correo electrónico del cliente o consumidor.
Número de factura: Un identificador único para el registro (ver mejores prácticas sobre números de factura).
Descripción de bienes/servicios: Enumera el trabajo a realizar o los productos suministrados.
Monto del depósito: Aclara si es un monto fijo en dólares o un porcentaje del total.
Términos de pago: Fecha de vencimiento, métodos de pago aceptables y cualquier cargo por demora.
Política de reembolso o cancelación: Indica si el depósito es reembolsable, parcialmente reembolsable o no reembolsable.
Subtotal, impuestos y saldo: Describe el subtotal, los impuestos o tarifas aplicables, y cuánto quedará por pagar después de que se recoja el depósito.
Incluir estos elementos reduce la confusión, apoya la validez legal y simplifica tu contabilidad. Según un estudio de FreshBooks, el 45% de las pequeñas empresas dependen de un depósito basado en porcentaje—frecuentemente en el rango del 30%-50%—al crear su factura.
Cómo crear una factura de depósito
Redactar una factura de depósito sigue una secuencia sencilla. Aquí tienes un resumen rápido:
Elige una plantilla
Utiliza una plantilla de factura de depósito lista para usar en Word, Excel o PDF. Muchas empresas encuentran más fácil trabajar con un formato bien estructurado.Agrega tu marca
Inserta tu logo e información de la empresa de manera prominente en la parte superior.Desglosa los servicios o productos
Incluso para un depósito parcial, desglosar ayuda a los clientes a ver los detalles del proyecto. Podrías agregar elementos de línea de "Información" que describen el alcance completo.
Especifica el depósito
Destaca la cantidad o porcentaje por adelantado. Por ejemplo, si el costo total del proyecto es $1,000, un depósito del 30% es $300.Términos de pago
Indica la fecha de vencimiento y el método de pago preferido. Aclara si el depósito es reembolsable y bajo qué condiciones.Revisiones finales
Revisa, asegúrate de que los cálculos sean correctos y envía la factura por correo electrónico o tu canal elegido.
Si estás tratando con proyectos grandes, también puedes usar un enfoque escalonado—donde los costos totales más altos podrían reducir el porcentaje del depósito. Un ejemplo rápido: 50% de depósito para servicios por debajo de $5,000, bajando a 30% si el proyecto está por encima de $10,000.
Industrias comunes que dependen de las facturas de depósito
Si bien las facturas de depósito se pueden utilizar casi en cualquier lugar, son especialmente populares en:
Construcción: Los altos costos de materiales y los largos plazos de los proyectos hacen que los pagos por adelantado sean críticos.
Planificación de eventos: Asegurar lugares y servicios a menudo requiere una parte de los fondos por adelantado.
Servicios independientes: Diseñadores, escritores y desarrolladores de software frecuentemente solicitan del 30% al 50% por adelantado para cubrir el trabajo inicial.
Fabricación personalizada: Los pedidos únicos o a medida a menudo requieren un pago inicial por materiales.
Agencias creativas: Las campañas de branding o marketing pueden establecer un depósito para asegurar los cronogramas de producción.
¿Buscas explorar más formas en que las pequeñas empresas manejan los pagos? Echa un vistazo a esta visión general de los mejores métodos de pago para pequeñas empresas.
Factura de depósito vs. factura estándar
Tiempo
Factura de depósito: Enviada antes de que comience el trabajo.
Factura estándar: Emitida una vez que el proyecto esté terminado o el producto haya sido enviado.
Monto del pago
Factura de depósito: Parcial (a menudo del 30% al 50%).
Factura estándar: Usualmente por el saldo restante total.
Propósito
Factura de depósito: Asegura un compromiso inicial y cubre los costos por adelantado.
Factura estándar: Solicita el pago final o total por el trabajo completado.
Pasos de seguimiento
Factura de depósito: Generalmente seguida de una factura final.
Factura estándar: A menudo es el último paso en la facturación a menos que el cliente solicite ajustes o un plan de pago.
Para algunas industrias—como el diseño de alta gama o la fabricación a gran escala—ambas facturas son necesarias para mantener el financiamiento del proyecto en diferentes etapas. Este enfoque también ayuda a rastrear cada pago claramente.
Consideraciones legales y financieras
Acuerdo legalmente vinculante
Una factura de depósito puede actuar como un contrato, así que sé diligente con tus términos. Según un estudio de LexisNexis, las empresas con reglas de depósito claras son 68% menos propensas a lidiar con disputas de pago.
Implicaciones fiscales
En muchas jurisdicciones, los depósitos están sujetos a las mismas reglas fiscales que las facturas estándar. Revisa las regulaciones locales sobre IVA o impuestos a las ventas. Si cobras múltiples impuestos, es posible que necesites aplicar la tasa de impuesto más alta a la línea de depósito.
Política de reembolso o cancelación
Especificar cuándo—o si—un depósito es reembolsable ayuda a evitar malentendidos. Por ejemplo, un fabricante de muebles personalizados a menudo declara que los depósitos no son reembolsables ya que los materiales no se pueden reutilizar.
Mantenimiento de registros
Mantén registros completos de quién pagó, cuánto y cuándo. También querrás un sistema claro para restar el depósito en tu factura final, asegurando que no cobres de más o de menos.
Aplicación de la facturación de Mural Pay para agilizar las solicitudes de depósito
Las plataformas de pago modernas pueden acelerar significativamente la creación de facturas de depósito. Mural Pay Invoicing se destaca para los propietarios de negocios que requieren:
Facturación en múltiples monedas: Ideal al cobrar un depósito de clientes internacionales, especialmente si necesitas conversiones de moneda local en una factura.
Seguimiento de pagos en tiempo real: Ver cuándo se ingresa el depósito en tu cuenta, eliminando conjeturas sobre si los fondos han llegado.
Facturación por lotes: Si estás enviando múltiples facturas de depósito a la vez, Mural Pay automatiza el proceso, permitiéndote generar todas las solicitudes de depósito con unos pocos clics.
Controles listos para cumplimiento: Verificaciones KYB/KYC incluidas para pagos transfronterizos.
Mural Pay no es simplemente un servicio de transferencia personal. Está diseñado con las necesidades comerciales (y las facturas de depósito) en mente.
Accede a tu plantilla de factura de depósito gratuita
Cualquier factura de depósito bien estructurada debería incluir los puntos de datos requeridos, desde detalles de la empresa hasta los montos del depósito. Nuestro enfoque sugerido:
Redacta o descarga una plantilla de factura de depósito estandarizada.
Personaliza los encabezados, las secciones de pago y las notas.
Revisa cualquier término especial como un depósito escalonado o plazos extendidos.
Utiliza una herramienta de contabilidad basada en la nube—o una solución como Mural Pay—para enviar, rastrear y gestionar todo en línea.
Cuando tu cliente paga, puedes crear rápidamente la factura final para el saldo restante. Esto reduce la comunicación de ida y vuelta y acelera el proceso considerablemente.
Perspectivas finales
Una factura de depósito bien redactada aclara las expectativas, protege tus costos por adelantado y organiza tu flujo de trabajo de facturación—particularmente importante en una era de creciente automatización de pagos. Para más orientación sobre la recolección de fondos de tus clientes una vez que se aclare el depósito, consulta nuestro consejo sobre mejores prácticas de recibo de pago. Al refinar tu estrategia de solicitud de depósitos, mantendrás un flujo de efectivo positivo, aumentarás la confianza del cliente y construirás un flujo de trabajo de proyecto más fluido.
Referencias
Invoiced. “Tendencias en Facturación de Depósitos Explicadas.” Disponible en: https://paystub.org/posts/deposit-invoice
FreshBooks. “Plantillas de Factura de Depósito & Consejos para Pequeñas Empresas.” Disponible en: https://www.freshbooks.com/invoice-templates/deposit
Instituto de Operaciones Financieras y Liderazgo (IFOL). “Encuesta de Automatización de AP y Pagos en Tiempo Real.” Disponible en: https://hiverhq.com/blog/10-top-trends-accounts-payable
LexisNexis. “Elementos Legales para Pequeñas Empresas.” Disponible en: https://broadly.com/blog/how-to-create-a-deposit-invoice/
