¿Qué es la Adquisición? Guía completa (Proceso explicado)

La adquisición es crucial para las organizaciones que buscan eficiencia y ventaja estratégica. Esta guía está diseñada para propietarios de negocios y especialistas en adquisiciones interesados en los matices de la adquisición de bienes y servicios. Nuestro objetivo es desmitificar el proceso de adquisiciones y resaltar sus beneficios estratégicos.

Explora las etapas de adquisición, su evolución moderna y la alineación con las estrategias organizacionales. Descubre cómo la adquisición puede aumentar la eficiencia y la rentabilidad de tu negocio. Vamos a sumergirnos en el mundo de las adquisiciones.

Entendiendo los conceptos básicos de la adquisición

La adquisición es el proceso estructurado mediante el cual las organizaciones identifican, adquieren y gestionan los bienes y servicios que necesitan para operar de manera eficiente. No se trata solo de comprar; se trata de asegurar que las compras se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa, los objetivos de costo y los estándares de calidad. En su esencia, la adquisición implica una serie de pasos que incluyen la identificación de necesidades, la evaluación de proveedores, la negociación de contratos y la gestión de relaciones con proveedores.

Para ponerlo en perspectiva, un informe de Sievo destaca que la analítica de adquisiciones puede ayudar a las organizaciones a lograr una reducción significativa en los costos de adquisición al optimizar la selección de proveedores y la gestión de contratos. Esta estadística enfatiza el valor estratégico de las adquisiciones más allá de la simple reducción de costos, ya que puede mejorar significativamente la ventaja competitiva de una organización a través de una toma de decisiones más informada (Sievo, 2024).

Para aquellos interesados en asegurar que sus procesos de adquisición sean eficientes, adoptar la automatización de cuentas por pagar puede ser un cambio radical, optimizando flujos de trabajo y reduciendo errores. Además, aprovechar soluciones de pago de facturas puede simplificar la gestión de facturas de proveedores y pagos a contratistas.

Los principios subyacentes siguen siendo los mismos: optimización de costos, aseguramiento de calidad y minimización de riesgos. A menudo se confunden adquisición con compra, pero ten en cuenta que no son lo mismo. La compra es un subconjunto de la adquisición y se refiere específicamente a la transacción de compra de bienes o servicios.

La adquisición, por otro lado, abarca todo el proceso, desde la evaluación inicial de necesidades hasta la gestión de contratos y la evaluación de proveedores. Entender estos conceptos básicos es esencial para cualquier persona que busque optimizar la estrategia de adquisición de su organización.

Pasos en el proceso de adquisición

El proceso de adquisición se puede desglosar en varios pasos clave, cada uno ofreciendo oportunidades para optimización y gestión estratégica. El primer paso es la identificación de necesidades, que implica determinar qué bienes o servicios son necesarios y por qué. Este paso es crucial, ya que establece la base para todo el proceso de adquisición.

A continuación, las organizaciones pasan a la identificación y evaluación de proveedores. Esto implica investigar proveedores potenciales, evaluar sus capacidades y seleccionar aquellos que cumplan con los criterios de la organización. Una vez que se identifican los proveedores, comienza el proceso de solicitud, donde se envían solicitudes de propuestas o cotizaciones.

Esto es seguido por la evaluación de propuestas, donde se examinan las ofertas presentadas en función del precio, la calidad y la entrega del servicio. Comprender los matices de las órdenes de compra es esencial en esta etapa, ya que formalizan las transacciones y acuerdos entre compradores y proveedores.

Finalmente, el proceso concluye con la gestión de pedidos, la entrega, el procesamiento de pagos y la evaluación continua del rendimiento del proveedor. Cada paso es integral para asegurar que las actividades de adquisición sean eficientes, rentables y estén alineadas con los objetivos estratégicos de la organización.

Cómo ha transformado la adquisición a lo largo de los años

En los últimos años, la tecnología ha revolucionado la adquisición, haciéndola más eficiente (y estratégica). Con la llegada del software de adquisiciones, las organizaciones pueden automatizar tareas mundanas, optimizar operaciones y obtener información en tiempo real sobre las actividades de adquisición. Un gran beneficio aquí es la capacidad de analizar grandes cantidades de datos rápidamente, lo que permite la toma de decisiones más informadas y la obtención de fuentes estratégicas.

Ventajas

Una ventaja de las herramientas es que reducen el error humano y aumentan la eficiencia al automatizar tareas repetitivas como el procesamiento de pedidos y la gestión de facturas. Esto permite que los equipos de adquisiciones se centren en actividades más estratégicas, como la gestión de relaciones con proveedores y la evaluación de riesgos.

Además, las plataformas digitales ofrecen transparencia y trazabilidad mejoradas, asegurando cumplimiento y responsabilidad a lo largo del ciclo de vida de la adquisición. Para las empresas que buscan optimizar sus procesos de pago, explorar soluciones de pagos masivos globales puede ser muy beneficioso, especialmente para gestionar proveedores internacionales.

Adicionalmente, integrar servicios de cambio de divisas puede facilitar transacciones internacionales sin problemas y una gestión de divisas rentable.

“La transformación digital no se trata solo de adoptar tecnologías; se trata de aprovechar estas herramientas para generar valor empresarial”, dice un experto en adquisiciones de Sievo. “Las organizaciones que adoptan la transformación digital en adquisiciones pueden esperar ver mejoras en eficiencia de costos, rendimiento de proveedores y efectividad general de las adquisiciones” (Sievo, 2024).

Esta visión resalta la importancia de integrar la tecnología con objetivos estratégicos para maximizar los resultados comerciales. Ten en cuenta que la transformación digital no se trata solo de adoptar nuevas tecnologías; se trata de aprovechar estas herramientas para generar valor empresarial. Las organizaciones que adoptan la transformación digital en adquisiciones pueden esperar ver mejoras en eficiencia de costos, rendimiento de proveedores y efectividad general de las adquisiciones.

A medida que la tecnología continúa evolucionando, también lo harán las oportunidades para la innovación y la mejora en los procesos de adquisición.

Eficiencia de costos y aseguramiento de calidad

La eficiencia de costos es un objetivo principal de cualquier proceso de adquisición. Al seleccionar proveedores estratégicamente y negociar términos favorables, las organizaciones pueden reducir significativamente sus gastos en bienes y servicios. Un beneficio aquí es que el ahorro de costos contribuye directamente a la rentabilidad y ventaja competitiva de la organización.

El aseguramiento de calidad es igualmente importante en la adquisición. Asegurarse de que los bienes y servicios adquiridos cumplan con ciertos estándares de calidad es crucial para mantener la excelencia operativa y la satisfacción del cliente. Esto implica una evaluación rigurosa de proveedores y un monitoreo continuo para asegurar el cumplimiento de especificaciones de calidad.

Ten en cuenta que lograr eficiencia de costos y aseguramiento de calidad a menudo requiere un delicado equilibrio. No se trata siempre de elegir al proveedor más barato, sino al que ofrece la mejor relación calidad-precio. Esto incluye considerar factores como el costo total de propiedad, la confiabilidad del proveedor y la alineación con los valores organizacionales.

Al centrarse tanto en la eficiencia de costos como en el aseguramiento de calidad, las organizaciones pueden optimizar sus actividades de adquisición para apoyar los objetivos comerciales más amplios.

Construyendo relaciones sólidas con los proveedores

Construir relaciones sólidas con los proveedores es una piedra angular de una adquisición efectiva. Estas relaciones no son solo transaccionales; son asociaciones estratégicas que pueden impulsar la innovación, el ahorro de costos y la ventaja competitiva. Una clave para la gestión exitosa de proveedores es la comunicación abierta y la colaboración, lo que fomenta la confianza y el beneficio mutuo.

Una ventaja de las relaciones sólidas con los proveedores es la posibilidad de mejorar los niveles de servicio y la confiabilidad. Los proveedores que se sienten valorados y respetados son más propensos a priorizar las necesidades de tu organización, asegurando entregas a tiempo y productos de alta calidad. Además, las relaciones colaborativas pueden dar lugar a iniciativas conjuntas e innovaciones que beneficien a ambas partes.

Para mejorar aún más las relaciones con los proveedores, considera implementar sistemas de coincidencia de órdenes de compra automatizados, que pueden simplificar operaciones y reducir discrepancias. Ten en cuenta que gestionar relaciones con proveedores requiere esfuerzo y compromiso continuos.

Evaluaciones de rendimiento regulares, sesiones de retroalimentación y reuniones estratégicas pueden ayudar a mantener la alineación y abordar cualquier problema que surja. Al invertir en sólidas asociaciones con proveedores, las organizaciones pueden mejorar sus procesos de adquisición y lograr el éxito a largo plazo.

Cumplimiento y gestión de riesgos

El cumplimiento y la gestión de riesgos son componentes críticos del proceso de adquisición. Las organizaciones deben adherirse a requisitos legales y regulatorios, así como a políticas internas, para asegurar prácticas de adquisición éticas y responsables. Esto implica realizar una debida diligencia exhaustiva sobre los proveedores e implementar procesos sólidos de gestión de contratos.

Un beneficio de una gestión de cumplimiento efectiva es la mitigación de los riesgos asociados con interrupciones de la cadena de suministro, volatilidad de precios y rendimiento de proveedores. Al identificar riesgos potenciales temprano e implementar estrategias para abordarlos, las organizaciones pueden evitar interrupciones costosas y mantener la confiabilidad de la cadena de suministro.

Ten en cuenta que el cumplimiento y la gestión de riesgos no son actividades únicas; requieren monitoreo continuo y adaptación. A medida que cambian las regulaciones y las condiciones del mercado, las organizaciones deben permanecer ágiles y receptivas para asegurar un cumplimiento continuo y una mitigación de riesgos. Al priorizar estas áreas, los equipos de adquisiciones pueden proteger a sus organizaciones y contribuir a la resiliencia empresarial general.

Alineación estratégica con los objetivos organizacionales

La adquisición no solo se trata de adquirir bienes y servicios; se trata de alinear estas actividades con los objetivos estratégicos de la organización. Esto implica asegurar que las decisiones de adquisición apoyen los objetivos comerciales más amplios, como la sostenibilidad, la innovación o la expansión de mercado. Un gran beneficio aquí es que la alineación estratégica puede mejorar la propuesta de valor general de la organización.

Una manera de lograr la alineación estratégica es integrando las actividades de adquisición en los procesos de planificación estratégica de la organización. Esto asegura que las decisiones de adquisición estén informadas por y contribuyan a los objetivos a largo plazo de la organización. Además, los equipos de adquisiciones pueden trabajar en estrecha colaboración con otros departamentos para comprender sus necesidades y alinear las estrategias de adquisición en consecuencia.

Las organizaciones también pueden mejorar su alineación estratégica utilizando soluciones de pago masivo para optimizar operaciones financieras y mejorar la gestión del flujo de efectivo. Ten en cuenta que la alineación estratégica requiere un enfoque proactivo. Los equipos de adquisiciones deben evaluar continuamente sus actividades y ajustar sus estrategias para seguir alineados con los objetivos organizacionales.

Al hacerlo, pueden asegurarse de que la adquisición contribuya al éxito y la competitividad de la organización en el mercado.

Conclusión

La adquisición es una función empresarial multifacética que desempeña un papel crítico en el éxito organizacional. Al entender el proceso de adquisición y su importancia estratégica, las organizaciones pueden optimizar sus actividades de adquisición para mejorar la eficiencia, la rentabilidad y el valor. Desde construir relaciones sólidas con los proveedores hasta integrar la sostenibilidad y abrazar la innovación, la adquisición ofrece numerosas oportunidades para la mejora y la ventaja competitiva.

A medida que navegamos por las complejidades del moderno panorama empresarial, el proceso de adquisición continuará evolucionando. Al mantenerse informado sobre tendencias futuras y mejorar continuamente las estrategias de adquisición, las organizaciones pueden asegurarse de que sus actividades de adquisición sigan alineadas con sus objetivos y contribuyan al éxito a largo plazo. Ya seas un profesional de adquisiciones experimentado o estés comenzando, esta guía proporciona las ideas y herramientas que necesitas para sobresalir en el mundo de las adquisiciones.

Referencias

Sievo. (2024). Analítica de adquisiciones: La guía definitiva en 2024. Recuperado de sievo.com/procurement-analytics-ultimate-guide-2024