11 Mejores Empresas de Servicios de Nómina Externalizados para 2024

Externalizar los servicios de nómina puede ser un cambio significativo para las empresas que buscan optimizar operaciones y garantizar la precisión en la compensación de los empleados. Para 2024, encontrar el proveedor adecuado de servicios de nómina externalizados es crucial para mantener la cumplimiento y mejorar la eficiencia. Ya seas un propietario de una pequeña empresa o gestiones una gran empresa, esta guía te presentará las 11 mejores empresas de servicios de nómina externalizados a considerar.

¿Qué es la Externalización de Nómina?

La externalización de nómina se refiere a la práctica de contratar a una empresa externa para manejar todas las tareas relacionadas con la nómina para tu negocio. Esto incluye calcular el pago de los empleados, retener deducciones, asegurar pagos a tiempo y gestionar el cumplimiento fiscal. El objetivo es descargar la carga administrativa del procesamiento de nómina, permitiéndote concentrarte en las actividades centrales del negocio.

Una ventaja de la externalización de nómina es el acceso a experiencia especializada. Los proveedores de servicios de nómina se mantienen actualizados con las últimas regulaciones y leyes fiscales, reduciendo el riesgo de errores costosos.

También invierten en tecnología avanzada para optimizar procesos, lo que puede ser particularmente beneficioso para empresas con necesidades complejas de nómina.

Ten en cuenta que externalizar la nómina no significa perder el control. La mayoría de los proveedores ofrecen soluciones personalizables que te permiten mantener supervisión mientras te beneficias de su eficiencia y precisión. Esto convierte a la externalización de nómina en una opción flexible y escalable para empresas de todos los tamaños.

¿Por Qué Externalizar tus Servicios de Nómina?

Externalizar tus servicios de nómina ofrece numerosos beneficios, comenzando con un ahorro de tiempo significativo. Gestionar la nómina internamente requiere una considerable inversión de tiempo y recursos. Al externalizar, liberas a tu equipo para concentrarse en tareas estratégicas que impulsen el crecimiento del negocio, como mejorar operaciones y el servicio al cliente.

Otra ventaja es la reducción de costos. Mantener un equipo de nómina interno puede ser costoso, especialmente para pequeñas y medianas empresas. La externalización puede ser más rentable, ayudándote a evitar los altos costos asociados con errores de nómina y el costo de oportunidad de desviar recursos de las funciones centrales del negocio.

El acceso a la experiencia en nómina es una gran ventaja. Los proveedores de servicios de nómina emplean profesionales que se especializan en el procesamiento de nómina, asegurando el cumplimiento con las leyes fiscales y regulaciones en constante cambio. Esta experiencia es particularmente valiosa para las empresas que operan en múltiples jurisdicciones, donde las leyes fiscales pueden variar significativamente.

Reducir los errores de nómina es otra razón convincente para externalizar. Los errores de nómina pueden ser costosos y dañinos para la moral de los empleados. Un estudio de Ernst & Young encontró que un solo error cuesta en promedio $291 para remediar, destacando el impacto financiero de los errores.

Los proveedores de servicios de nómina son menos propensos a cometer estos errores porque tienen controles y balances robustos en su lugar y actualizan sus sistemas regularmente para cumplir con las regulaciones cambiantes.

Aumentar el cumplimiento es crucial para evitar problemas legales y multas. Los proveedores de servicios de nómina se mantienen actualizados con las leyes y regulaciones relacionadas con la nómina, asegurando que tu negocio permanezca en cumplimiento. Esto reduce el riesgo de costosas complicaciones legales y ayuda a mantener una relación positiva con tus empleados.

Near

Near es un enfoque innovador para la externalización de nómina, centrándose en conectar empresas con profesionales calificados de América Latina (LatAm). En lugar de manejar la nómina directamente, Near ayuda a las empresas a contratar e incorporar especialistas en nómina que trabajan en perfecta armonía con tu equipo interno.

Una ventaja aquí son los ahorros de costos. Nearshoring a LatAm permite a las empresas acceder a talento de alto nivel a costos más bajos en comparación con la contratación a nivel nacional. Esto puede ser particularmente ventajoso para empresas que buscan expandir sus capacidades de nómina sin aumentar significativamente los gastos.

Otra ventaja son los husos horarios similares, lo que facilita la colaboración y comunicación en tiempo real. Esto asegura que tus procesos de nómina se manejen de manera eficiente y que cualquier problema se resuelva rápidamente.

Al contratar a través de Near, puedes construir un equipo de nómina dedicado que se integre sin problemas con tus operaciones existentes.

ADP

ADP es un líder bien establecido en la industria de la nómina y la gestión del capital humano (HCM). Ofrecen una suite completa de servicios, incluyendo procesamiento de nómina, cumplimiento fiscal, administración de beneficios y soluciones de RRHH. ADP atiende a empresas de todos los tamaños, desde pequeñas startups hasta grandes empresas.

Un gran plus con ADP es su alcance global. Operando en más de 140 países, ADP es una excelente opción para empresas con empleados internacionales o aquellas que planean expandirse en el extranjero. Su amplia experiencia y sólida infraestructura aseguran un servicio confiable y cumplimiento con regulaciones globales.

Otra característica clave es su tecnología avanzada. Las plataformas de ADP proporcionan interfaces amigables y herramientas poderosas para gestionar tareas de nómina y RRHH. Esto incluye portales de autoservicio para empleados, aplicaciones móviles y capacidades de informes detallados, facilitando la supervisión y optimización de tus procesos de nómina.

Intuit QuickBooks

Intuit QuickBooks es ampliamente reconocido por su robusto software de contabilidad, y su complemento de Nómina es una extensión natural de esta plataforma. Si ya utilizas QuickBooks para la gestión financiera, sus servicios de nómina ofrecen integración y conveniencia sin problemas.

Una ventaja de QuickBooks Nómina es su interfaz amigable. La plataforma está diseñada para ser intuitiva, incluso para usuarios sin experiencia extensa en nómina. Esto la convierte en una excelente opción para pequeñas empresas que necesitan una solución sencilla para gestionar su nómina.

Otro beneficio es la variedad de características ofrecidas. QuickBooks Nómina incluye ejecuciones automáticas de nómina, cálculos fiscales y manejo de pagos. También proporcionan varios planes para adaptarse a diferentes necesidades comerciales, asegurando que puedas encontrar una solución que se ajuste a tus requisitos específicos.

Gusto

Gusto, anteriormente conocido como ZenPayroll, es una plataforma moderna de gestión de nómina y RRHH basada en la nube, diseñada para pequeñas y medianas empresas. Gusto es conocido por su diseño intuitivo y facilidad de uso, haciendo que el procesamiento de nómina sea sencillo y eficiente.

Un beneficio aquí es la oferta integral de servicios de Gusto. Además de nómina, Gusto proporciona herramientas para la administración de beneficios, la incorporación de empleados y la gestión del cumplimiento. Este enfoque todo en uno simplifica las tareas de RRHH y asegura que todos los aspectos de la gestión de empleados estén cubiertos.

Otra ventaja es su excelente atención al cliente. Gusto es elogiado por su equipo de soporte receptivo y útil, que puede ser un salvavidas al lidiar con problemas de nómina o navegar por regulaciones complejas. Este soporte asegura una experiencia fluida y ayuda a mantener la satisfacción de los empleados.

Paychex

Paychex es otro proveedor destacado que ofrece una amplia gama de servicios de nómina y RRHH. Sus soluciones incluyen servicios de nómina en línea, aplicaciones móviles de nómina, soporte dedicado de especialistas en nómina, y reportes integrales de nómina. Paychex es conocido por su fiabilidad y extensas ofertas de servicios.

Una característica destacada de Paychex es su escalabilidad. Ya seas una pequeña empresa o una gran empresa, Paychex puede adaptar sus servicios para satisfacer tus necesidades. Esta flexibilidad los convierte en una opción versátil para empresas que buscan crecer y adaptar sus procesos de nómina con el tiempo.

Otro beneficio es su oferta de servicios integrados. Más allá de la nómina, Paychex proporciona administración de planes 401(k), seguros, y soluciones de tiempo y asistencia. Este enfoque integrado permite a las empresas centralizar sus servicios para empleados, mejorando la eficiencia y reduciendo la carga administrativa.

Square

Square Nómina es parte del conjunto de herramientas empresariales de Square, conocido por su facilidad de uso y accesibilidad. Square Nómina ofrece un conjunto completo de características de nómina, incluyendo gestión de nómina en línea, presentación automática de impuestos, y administración de beneficios.

Una ventaja de Square Nómina es su integración sin problemas con otros servicios de Square. Para las empresas que ya utilizan Square para transacciones de punto de venta, las horas de los empleados pueden importarse automáticamente al sistema de nómina. Esto reduce la carga administrativa y asegura un procesamiento de nómina preciso.

Otro beneficio es la facilidad de uso de la plataforma. Square Nómina está diseñada para ser sencilla, lo que la convierte en una excelente opción para pequeñas empresas y startups. La interfaz intuitiva y las instrucciones claras ayudan a asegurar que incluso aquellos con experiencia limitada en nómina puedan gestionarla de manera efectiva.

Ceridian

Ceridian ofrece soluciones integrales de HCM, siendo su plataforma Dayforce particularmente adecuada para empresas medianas a grandes. Dayforce integra nómina, beneficios, RRHH, gestión de fuerza laboral y gestión del talento en una sola plataforma.

Un gran plus con Ceridian son sus servicios de nómina global. Si tu negocio opera en múltiples países, Ceridian puede gestionar empleados a través de diferentes jurisdicciones desde un solo sistema. Esto simplifica el procesamiento de nómina y asegura el cumplimiento con las diversas regulaciones internacionales.

Otra característica clave son sus avanzadas herramientas de gestión de fuerza laboral. Dayforce proporciona información detallada sobre los datos de la fuerza laboral, ayudando a las empresas a optimizar la programación, los costos laborales y la gestión general de empleados. Este enfoque basado en datos mejora la eficiencia y apoya la toma de decisiones estratégicas.

TriNet

TriNet es una solución integral de RRHH que ofrece externalización de RRHH de servicio completo para pequeñas y medianas empresas. Sus servicios se extienden más allá de la nómina e incluyen beneficios de salud, mitigación de riesgos, cumplimiento y un conjunto de servicios de HCM.

Una ventaja de TriNet es sus soluciones específicas de la industria. Adaptan sus servicios para satisfacer las necesidades únicas de varios sectores, como tecnología, organizaciones sin fines de lucro y servicios financieros. Este enfoque especializado asegura que las empresas reciban apoyo que se alinee con sus requisitos operativos específicos.

Otro beneficio es el enfoque de TriNet en el cumplimiento y la gestión de riesgos. Ayudan a las empresas a navegar por complejas regulaciones de RRHH, reduciendo el riesgo de problemas legales y multas. Este enfoque en el cumplimiento asegura que las empresas puedan operar sin problemas y mantener relaciones positivas con sus empleados.

Paylocity

Paylocity ofrece soluciones de software de nómina y HCM basadas en la nube, principalmente para organizaciones medianas. Su plataforma incorpora la gestión moderna de la fuerza laboral dentro de un robusto conjunto de servicios de RRHH, mejorando la experiencia del empleado.

Una característica destacada de Paylocity son sus aplicaciones móviles avanzadas. Estas herramientas promueven prácticas modernas de lugar de trabajo, tales como colaboración social, reconocimiento por pares y gestión integral del ciclo de vida de los empleados. Este enfoque en el compromiso del empleado puede mejorar la moral y la retención.

Otro beneficio son sus ofertas comprensivas de RRHH. La plataforma de Paylocity incluye procesamiento de nómina, administración de beneficios, seguimiento de tiempo y asistencia, y más. Esta solución todo en uno simplifica las tareas de RRHH y asegura que todos los aspectos de la gestión de empleados estén cubiertos.

SurePayroll

SurePayroll, una empresa de Paychex, atiende principalmente a propietarios de pequeñas empresas. Ofrecen servicios de nómina en línea con una plataforma fácil de usar, presentaciones automáticas de impuestos y gestión de nómina móvil. SurePayroll está diseñado para simplificar el proceso de nómina para pequeñas empresas.

Un beneficio aquí es la simplicidad de la plataforma. SurePayroll es fácil de usar, lo que la hace accesible para propietarios de negocios sin amplios antecedentes en contabilidad o nómina. Esta facilidad de uso ayuda a asegurar un procesamiento de nómina preciso y cumplimiento con un esfuerzo mínimo.

Otro beneficio es su enfoque en pequeñas empresas. SurePayroll comprende los desafíos únicos que enfrentan los propietarios de pequeñas empresas y adapta sus servicios para satisfacer estas necesidades. Este apoyo especializado puede ser invaluable para gestionar la nómina de manera eficiente y efectiva.

Zenefits

Zenefits, parte del ecosistema de TriNet, ofrece una plataforma integrada que sincroniza la nómina con RRHH, beneficios, seguimiento de tiempo y PTO. Este nivel de integración reduce el tiempo administrativo y los errores, proporcionando una visión holística de las operaciones de RRHH.

Una ventaja de Zenefits es su oferta integral de servicios. Al integrar la nómina con otras funciones de RRHH, las empresas pueden simplificar sus procesos y asegurar consistencia en todos los aspectos de la gestión de empleados. Esta integración mejora la eficiencia y reduce el riesgo de errores.

Otro beneficio es su enfoque en la experiencia del usuario. Zenefits proporciona una plataforma intuitiva con instrucciones claras y un soporte útil, facilitando a las empresas gestionar sus tareas de RRHH de manera efectiva. Este enfoque en la experiencia del usuario asegura un proceso de nómina fluido y eficiente.

Mejores Prácticas para Externalizar tu Nómina

Externalizar tu nómina es una decisión significativa que puede beneficiar tu negocio si se hace correctamente. Una mejor práctica es mantenerse actualizado con las regulaciones. Incluso al externalizar, es crucial estar al tanto de las últimas regulaciones de la industria. Tu negocio sigue siendo responsable del cumplimiento, así que elige un proveedor con un sólido historial de cumplimiento.

Otra mejor práctica es tomarte tu tiempo al seleccionar al mejor proveedor de externalización. Apresurarse en una decisión puede llevar a problemas en el futuro. Investiga a fondo los servicios de nómina prospectivos, considerando su reputación, comentarios de clientes y su capacidad para satisfacer tus necesidades específicas. Solicita propuestas detalladas y considera utilizar demostraciones o pruebas para entender mejor sus servicios.

Fomenta la comunicación proactiva con tu proveedor sobre cualquier cambio regulatorio. Esto asegura que ellos actualicen sus procesos en consecuencia, ayudándote a evitar sanciones o problemas legales. Reuniones regulares y revisiones periódicas de los requisitos locales, estatales y federales también son clave para mantener el cumplimiento.

Conclusiones Finales

Optar por externalizar la nómina puede ser un movimiento estratégico para optimizar operaciones y asegurar precisión en la compensación de los empleados. Al confiar la nómina a especialistas, puedes mitigar riesgos de cumplimiento laboral y fiscal mientras liberas recursos internos para concentrarte en actividades comerciales centrales.

Si estás considerando expandir tu equipo financiero y contable más allá de la nómina, considera obtener experticia a través de Las 11 Mejores Empresas de Externalización de Finanzas y Contabilidad en 2024. Contratar de regiones como América Latina puede ofrecer ahorros significativos sin comprometer la calidad o nivel de habilidad. Esta decisión estratégica puede apoyar el crecimiento y eficiencia de tu negocio, asegurando que tengas el talento adecuado para gestionar tu nómina y otras tareas financieras de manera efectiva.

Referencias

• Ernst & Young. (2021). Costo Promedio de Errores de Nómina. Recuperado de Forbes

• U.S. Bureau of Labor Statistics. (2023). Nómina y Mantenimiento del Tiempo. Recuperado de U.S. Bureau of Labor Statistics